Se sei come me, hai passato ore a creare quel foglio di Excel, pulire i dati e ottenere i calcoli perfetti, solo per renderti conto che a volte non è ideale condividere un file XLSX modificabile. Ed è qui che entra in gioco la conversione del tuo XLSX in PDF. Il PDF è un formato universalmente riconosciuto e professionale che mantiene i tuoi dati coerenti e preserva struttura e formattazione su qualsiasi piattaforma. In questo articolo, ti mostrerò diversi modi per convertire XLSX in PDF in Excel, Google Sheets o software di terze parti come WPS Office. Segui questi semplici passaggi con consigli costruttivi per iniziare.
Perché convertire XLSX in PDF?
A prima vista, potrebbe non essere ovvio il motivo per cui qualcuno avrebbe bisogno di convertire un file XLSX in formato PDF. Tuttavia, sebbene XLSX sia molto user-friendly con le sue funzionalità di dati, il PDF offre numerosi vantaggi quando si tratta di condividere i fogli di calcolo con queste caratteristiche:
Compatibilità universale: Possono essere aperti facilmente su quasi tutti i dispositivi ed evitano il possibile dilemma dei destinatari che utilizzano Excel o non hanno applicazioni simili installate.
Mantiene la Formattazione: Con i PDF, hai la garanzia che fino all'ultimo dettaglio, il layout, i caratteri e il design rimangano intatti.
Sicurezza e Privacy: Convertendo il tuo file XLSX in un PDF, garantisci la sicurezza. Nessuno può modificare il contenuto del documento, il che è utile quando condividi dati sensibili.
Convertire XLSX in PDF migliora il professionismo e la sicurezza, sia che tu stia inviando un report a un collega, presentando un rendiconto finanziario o semplicemente stampando una versione pulita del tuo lavoro.
Vari Modi per Convertire XLSX in PDF
Esistono diversi modi per convertire il file XLSX in PDF; ognuno ha i suoi vantaggi. Questa sezione esaminerà i metodi che puoi utilizzare per la conversione. Questi metodi saranno facili da usare e ti permetteranno di completare rapidamente la conversione. Vediamo nel dettaglio come funziona ciascuna opzione.
1. Convertire XLSX in PDF utilizzando WPS Office
WPS Office è una valida alternativa se desideri convertire XLSX in PDF in modo più robusto e sicuro. Una suite per ufficio completa e ricca di funzionalità, che include un utility per fogli di calcolo, simile in molti aspetti a Excel, che consente agli utenti di convertire il foglio di calcolo in formato PDF senza troppi problemi. Ecco come puoi fare:
Passo 1: Apri il tuo file XLSX in WPS Spreadsheet all'interno della suite WPS Office.
Passo 2: Pulisci la formattazione per rappresentare i tuoi dati come desideri.
Passo 3: Fai clic sulla scheda File, quindi seleziona Esporta in PDF dall'elenco.
Passo 4: Verrà visualizzata la finestra delle impostazioni PDF, dove puoi modificare la qualità del PDF, le dimensioni della pagina e l'orientamento.
Passo 5: Dopo aver impostato tutto ciò che desideri, fai clic su Esporta e scegli dove salvare il tuo nuovo file PDF.
Tuttavia, a differenza di Google Sheets, WPS Office dispone di opzioni avanzate per il controllo della formattazione e una suite di strumenti per ufficio completamente integrata. Inoltre, WPS Office è disponibile per più piattaforme, come Windows, Mac, Android e iOS.
2. Utilizzo di Microsoft Excel
Per impostazione predefinita, i file XLSX si aprono in Microsoft Excel. Dispone di un'opzione integrata per salvare il foglio di calcolo come PDF. Ecco come fare:
Passo 1: Per prima cosa, apri il tuo file XLSX in Microsoft Excel.
Passo 2: Formatta il tuo foglio di calcolo: Se non l'hai già fatto, apporta le modifiche necessarie al layout, come ridimensionare le colonne, regolare i caratteri e aggiungere bordi per scopi di presentazione.
Passo 3: Una volta che hai sistemato il foglio di calcolo come desideri, fai clic sul menu File e seleziona Salva con nome.
Passo 4: Seleziona PDF nel menu a discesa "Salva come".
Passo 5: Scegli dove salvare il file, quindi fai clic su Salva.
Excel offre anche opzioni per ottimizzare il PDF per la stampa standard o per ridurre le dimensioni del file. Puoi persino selezionare intervalli specifici del foglio di lavoro da convertire, rendendolo altamente personalizzabile.
3. Utilizzo di Google Fogli
Google Fogli è un altro strumento eccellente per lavorare con i fogli di calcolo, specialmente se hai bisogno di accedere e modificare i tuoi file da qualsiasi luogo. Convertire un file XLSX in PDF qui non è affatto difficile. Ecco i passaggi da seguire:
Passaggio 1: Carica il tuo file XLSX su Google Drive.
Passo 2: Apri il file in Google Sheets.
Passo 3: Se necessario, formatta i tuoi dati per una migliore presentazione.
Passo 4: Tocca l'opzione del menu File >> Scarica >> Documento PDF.
Passo 5: Si apre una finestra pop-up che ti permette di modificare le dimensioni della pagina, i margini e l'orientamento, tra le altre opzioni.
Passo 6: In questa finestra, puoi modificare qualsiasi cosa. Tocca Esporta e il tuo file XLSX verrà convertito in PDF.
Sebbene gratuito, Google Sheets basato sul web ha opzioni di formattazione molto più limitate — almeno rispetto a Excel, specialmente con fogli di calcolo più complessi.
Perché WPS Office è la migliore opzione per convertire XLSX in PDF
Tra le alternative disponibili per convertire XLSX in PDF, WPS Office è superiore per diverse ragioni. Queste sono:
1. Compatibilità multipiattaforma
WPS Office si integra perfettamente su tutte le principali piattaforme. Ciò significa che puoi convertire i tuoi file senza problemi, sia che utilizzi un PC Windows, un Mac o un dispositivo mobile.
2. Funzionalità Avanzata
WPS Office ha davvero molte funzionalità avanzate che ti aiuteranno a perfezionare il tuo file XLSX prima della conversione. Puoi regolare i caratteri, le colonne, le righe e le opzioni di layout della pagina. Puoi persino inserire immagini, grafici e altri elementi per migliorare il tuo foglio di calcolo.
3. Sicurezza e Privacy
A differenza di alcuni convertitori online, WPS Office non richiede il caricamento dei tuoi file su server di terze parti. Ciò significa che i tuoi dati sono privati e sicuri, soprattutto per le informazioni sensibili.
4. Funzionalità basate sull'IA
AI avanzata strumenti integrati in WPS Office allineano automaticamente il layout, le dimensioni dei caratteri e la spaziatura per rendere il tuo foglio di calcolo leggibile e dall'aspetto professionale. L'IA aiuta anche a ottimizzare il tuo documento per la conversione in PDF, riducendo i problemi di formattazione.
FAQ
1. Come posso convertire XLSX in PDF su mobile?
Puoi aprire il tuo file XLSX tramite un'applicazione Android o iOS di WPS Office e convertirlo in PDF. I passaggi sono simili a quelli su desktop: apri il file, formattalo e seleziona l'opzione per esportarlo come PDF.
2. Come posso convertire solo un intervallo specifico di celle in PDF?
Sì, sia in Excel che in WPS Office, puoi selezionare diverse celle ed esportare solo la tua selezione come PDF. Questo è molto utile quando non è necessario convertire l'intero foglio di calcolo.
3. Esiste un modo gratuito per convertire XLSX in PDF?
Certamente, Microsoft Excel e Google Sheets offrono conversioni gratuite da XLSX a PDF. Inoltre, sebbene WPS Office permetta di creare PDF nella versione gratuita, altre funzionalità avanzate sono disponibili solo nella versione premium.
Riepilogo
Questo articolo ha esaminato diversi modi per convertire XLSX in PDF utilizzando Microsoft Excel, Google Sheets e WPS Office. Ognuno di essi ha aspetti positivi, ma WPS Office offre un'interfaccia eccellente e strumenti pratici per convertire documenti PDF. La conversione di documenti PDF può essere rapida e semplice con una versione desktop o mobile di WPS Office. WPS Office supporta funzionalità basate sull'IA, garantendo una completa fluidità, rendendo le conversioni di file accurate e senza problemi, e risparmiando più tempo per aumentare la produttività complessiva.
