Ho spesso messo in dubbio la sicurezza degli strumenti che utilizziamo con sicurezza per gestire dati e documenti riservati. Una mossa sbagliata potrebbe portare a qualsiasi cosa, da cambiamenti di policy a lotte legali, e questo è un rischio serio. Come persona che ha avuto a che fare con informazioni sensibili molte volte, ho capito che era giunto il momento di scavare più a fondo e vedere se le piattaforme su cui facciamo affidamento sono, di fatto, affidabili come affermano di essere.
In questo articolo, ti guiderò attraverso le best practice per condividere documenti sensibili in Google Docs senza preoccuparti di fughe di informazioni. Condividerò anche suggerimenti essenziali per garantire che i tuoi dati rimangano completamente privati e sicuri.
Condividi documenti con persone o gruppi specifici
Google Docs è fenomenale nel modo in cui, come strumento basato sul Web, rende la condivisione di file incredibilmente facile. Puoi inviare documenti tramite e-mail o anche come messaggio di testo: basta condividere il link del file. Che tu lo invii a un gruppo o a un singolo individuo, hai il controllo completo su chi ha accesso al documento. Puoi gestire facilmente i permessi, consentendo a persone specifiche di visualizzare, commentare o modificare.
Un consiglio per te
Quando si condividono informazioni sensibili o riservate con un gruppo, è importante considerare quale account si sta utilizzando. Un consiglio utile è quello di utilizzare sempre il proprio account personale quando si gestiscono documenti altamente sensibili. Se si condivide tramite un ID aziendale o scolastico, si potrebbe inavvertitamente concedere ad altri (come gli amministratori) l'accesso al documento, il che può compromettere la riservatezza. Questa semplice precauzione aiuta a garantire che i dati rimangano protetti all'interno del gruppo previsto.
Limitare l'accesso
In Google Docs, puoi facilmente controllare l'accesso al tuo documento aggiungendo gli indirizzi email di coloro che dovrebbero avere accesso. Come proprietario e curatore del documento, hai la piena responsabilità di gestire chi può visualizzare, commentare o modificare il file.
Ciò ti consente di proteggere il tuo documento assicurandoti che solo le persone giuste abbiano accesso, mantenendo il controllo sulle informazioni sensibili. È un modo semplice ma potente per condividere documenti in modo sicuro .
Passaggio 1: in Google Docs, fai clic sul pulsante "Condividi" nell'angolo in alto a destra dello schermo.
Fase 2: Apparirà una finestra di condivisione. Nel campo di testo, digita l'indirizzo email della persona con cui vuoi condividere il documento.
Fase 3: Decidi il livello di accesso per il destinatario. Utilizza il menu a discesa per assegnargli i ruoli di Visualizzatore, Editore o Commentatore , in base all'accesso che vuoi concedere.
Passaggio 4: Facoltativamente, puoi aggiungere un messaggio personalizzato per fornire istruzioni o contesto per il documento che stai condividendo.
Passaggio 5: Dopo aver impostato le autorizzazioni, fare clic sull'icona "Link" per copiare il link condivisibile oppure premere "Invia" per inviare direttamente il documento via e-mail.
Prevenzione della stampa, modifica e copia-incolla
Puoi anche impostare livelli di accesso specifici per ogni persona, designandoli come Visualizzatori o Commentatori. Entrambe queste opzioni impediscono la modifica, il copia-incolla e persino la stampa, assicurando che il tuo documento rimanga invariato e sicuro.
Passaggio 1: per iniziare la condivisione in Google Docs, fare clic sul pulsante "Condividi" situato nell'angolo in alto a destra dello schermo.
Fase 2: Apparirà la finestra Google Docs Share. Inserisci semplicemente l'indirizzo email della persona a cui desideri fornire l'accesso nel campo email.
Fase 3: Dopo aver inserito l'email, puoi ora selezionare il livello di accesso dal menu a discesa. Hai tre opzioni tra cui scegliere:
Visualizzatore: consente ad altri di visualizzare solo il documento senza apportare modifiche.
Editor: concede pieni diritti di modifica a chiunque abbia il collegamento, consentendogli di modificare il documento.
Commentatore: consente ad altri di lasciare commenti, il che può essere utile per raccogliere feedback sul tuo lavoro.
Passaggio 4: dopo aver selezionato il livello di accesso, fare clic sull'icona "Impostazioni" per implementare ulteriori controlli di condivisione.
Passaggio 5: Nelle impostazioni, hai altre due opzioni tra cui scegliere:
Opzione 1: consente a coloro che dispongono dell'accesso "Editor" di modificare le autorizzazioni di condivisione.
Opzione 2: consente agli utenti con accesso "Visualizzatore" o "Commentatore" di scaricare, stampare o copiare il documento.
Passaggio 6: Dopo aver deciso i livelli di accesso, clicca su "Copia collegamento" per condividerlo con altri oppure clicca su "Fine" per uscire dalla finestra di dialogo di condivisione.
Come Viewer, l'individuo può solo leggere il contenuto, mentre come Commenter, può fornire feedback senza alterare il testo originale. Questo controllo ti dà la flessibilità di condividere il tuo lavoro per la revisione o l'input senza rischiare modifiche indesiderate.
Aggiungi una data di scadenza
Un'altra caratteristica utile è la possibilità di impostare una data di scadenza per l'accesso. Ciò ti consente di condividere il tuo documento con qualcuno per un periodo di tempo specifico, dopo il quale il documento diventa inaccessibile per quella persona. È un ottimo modo per mantenere il controllo sulle informazioni sensibili, assicurandoti che dopo il tempo impostato, solo tu abbia di nuovo accesso.
Passaggio 1: nella finestra di dialogo di condivisione, digita l'indirizzo e-mail della persona a cui desideri inviare il documento.
Passaggio 2: Successivamente, fare clic sul menu a discesa e selezionare l' opzione "Aggiungi scadenza" .
Fase 3: Una data e un'ora appariranno sotto il campo e-mail. Regola la data e l'ora per riflettere la durata per cui vuoi concedere l'accesso.
Passaggio 4: Infine, fai clic su "Invia" per condividere il documento via e-mail oppure seleziona "Copia collegamento" per distribuire il file tramite un collegamento.
Una cosa da notare, tuttavia, è che l'impostazione di una data di scadenza per l'accesso ai documenti è disponibile solo per gli account aziendali o scolastici. Se stai utilizzando un account Google personale, questa funzionalità potrebbe non essere disponibile.
Quindi, se stai pianificando di condividere qualcosa di riservato e hai bisogno di limitare l'accesso a un intervallo di tempo specifico, assicurati di usare l'account appropriato. Cercare di farlo con un account personale non funzionerà e il documento potrebbe rimanere accessibile oltre la tua timeline prevista.
Protezione dei documenti tramite password
Quando si tratta di proteggere i tuoi documenti sensibili, la protezione tramite password è una scelta solida. Tuttavia, Google Docs non offre la crittografia tramite password integrata per i suoi file. Quindi, se stai cercando di aggiungere quel livello di sicurezza in più, dovrai adottare alcuni passaggi aggiuntivi.
Scaricare il tuo documento Google in formato PDF
Per prima cosa dobbiamo scaricare il documento Google che vogliamo proteggere con password per renderlo più sicuro.
Passaggio 1: basta cliccare sul menu "File" e poi sul pulsante "Scarica" .
Passaggio 2: ora clicca su "Documento PDF (.pdf)" per scaricare una versione PDF del tuo documento Google.
Proteggere il tuo PDF con una password
Una volta scaricato il Google Doc, possiamo ora crittografare e impostare una password per il nostro PDF utilizzando WPS Office, un software completo su cui puoi contare. Ecco i passaggi:
Passaggio 1: aprire il file PDF in WPS Office e andare alla scheda "Proteggi" .
Passaggio 2: Nella barra multifunzione Proteggi, fai clic sull'opzione "Crittografa" per crittografare il file PDF.
Passaggio 3: Imposta una password per il PDF e poi clicca su "Conferma".
Caricamento del PDF protetto da password su Google Drive
Quindi ora ho il mio Google Doc, che ho scaricato come PDF, e ho impostato una password con l'aiuto di WPS Office per proteggere il mio PDF. L'ultimo passaggio consiste nel caricare il PDF protetto da password su Google Drive per un accesso più semplice.
Passaggio 1: nel tuo browser, vai su Google Drive.
Fase 2: Puoi semplicemente trascinare e rilasciare il tuo file PDF per caricarlo. In alternativa, puoi anche caricare il PDF cliccando su "Nuovo" e poi selezionando "Carica file" per caricare il tuo file PDF.
Una volta aperto il documento su Google Drive, non sarà più possibile accedere al PDF senza password.
Oppure puoi saltare tutti i problemi e scegliere WPS Office, dove i tuoi documenti sono sicuri e protetti. Con molteplici funzionalità di sicurezza a tua disposizione, WPS Office ti consente di migliorare la sicurezza dei tuoi documenti senza sforzo. Che tu abbia bisogno di crittografare i tuoi file, aggiungere filigrane o limitare la modifica, WPS Office ti copre.
Il modo più efficace e semplice per condividere in modo sicuro: utilizzare WPS Office
WPS Office è la mia suite per ufficio preferita per tanti motivi, ma uno dei più importanti è la sua sicurezza senza compromessi. Offre diverse funzionalità di sicurezza su cui ho fatto affidamento più e più volte, dandomi sempre tranquillità, soprattutto quando ho a che fare con documenti contenenti informazioni sensibili o riservate.
WPS Office ti consente di condividere documenti in modo semplice e, cosa più importante, sicuro. Che tu stia collaborando con un team o inviando un file privato, puoi stare certo che i tuoi dati saranno ben protetti. Inoltre, è completamente gratuito da scaricare e utilizzare, il che lo rende un'eccellente alternativa ai costosi software per ufficio.
Dalla crittografia all'accesso limitato, WPS Office garantisce che i tuoi documenti rimangano al sicuro in ogni fase del percorso. Che tu stia lavorando sul tuo desktop o sul tuo cellulare, condividere file importanti non è mai stato così facile o più sicuro.
Condividi documenti online
WPS Office è noto per essere un'eccellente suite per ufficio offline , che ti dà pieno accesso alle funzionalità di produttività senza bisogno di una connessione Internet. Tuttavia, brilla anche quando viene utilizzato online , offrendo un'esperienza di condivisione dei documenti senza soluzione di continuità. Ecco come puoi condividere in modo sicuro i documenti online utilizzando WPS Office:
Passaggio 1: inizia aprendo il documento che vuoi condividere, quindi individua e clicca sul pulsante "Condividi" situato nell'angolo in alto a destra dello schermo.
Testo alternativo: Pulsante Condividi di WPS Writer
Fase 2: WPS Office offre una gamma di opzioni di condivisione, ma concentriamoci sulla funzionalità "Share as Link". Questa ti consente di distribuire i tuoi documenti online senza sforzo.
Fase 3: Nel campo "Chiunque abbia il link", avrai il potere di determinare chi avrà accesso al tuo documento. Vuoi consentire ad altri di modificarlo? Scegli semplicemente "Modifica" dal menu a discesa. Preferisci tenerlo bloccato solo per la visualizzazione? Passa a "Visualizza" per limitare l'accesso di conseguenza.
Passaggio 4: se desideri aggiungere un ulteriore livello di sicurezza, attiva l'opzione per disabilitare i download, assicurandoti che il tuo documento rimanga online e non venga salvato altrove.
Passaggio 5: puoi anche impostare una data di scadenza per il tuo link e controllare la durata della condivisione, assicurandoti che il tuo documento sia accessibile solo per il tempo necessario: perfetto per quei progetti in cui il tempo è un fattore determinante!
Condivisione di documenti offline
La versione online di WPS Office offre un discreto set di funzionalità di sicurezza che ti danno tranquillità quando condividi o archivi documenti. Ciò che rende WPS ancora migliore è che si rivolge a tutti , sia che tu stia usando la suite online o offline.
Per gli utenti offline , WPS Office non scende a compromessi neanche in termini di sicurezza. Infatti, fornisce una protezione altrettanto robusta con ancora più funzionalità tra cui scegliere, tra cui crittografia, protezione tramite password e limitazione delle modifiche. In questo modo, indipendentemente da come o dove lavoro, i miei documenti rimangono sempre al sicuro e protetti. Lasciate che vi dia un'occhiata a come WPS Office garantisce la sicurezza dei miei documenti.
Limita la modifica nel file
Uno dei primi passaggi che faccio quando condivido un documento è limitare i diritti di modifica. Con WPS Office, posso facilmente limitare chi può apportare modifiche al documento. Ciò è particolarmente utile quando condivido qualcosa che deve essere visualizzato ma non modificato, come contratti o versioni finali di report. In questo modo, ho il pieno controllo sull'integrità del documento. Ecco come puoi limitare la modifica nel file in WPS Office.
Passaggio 1: iniziare aprendo il documento che si desidera condividere in WPS Office.
Passaggio 2: vai alla scheda "Revisione" in WPS Writer e clicca sul pulsante "Limita modifica" situato nella barra degli strumenti.
Non appena clicchi, un nuovo pannello apparirà sul lato destro dello schermo. Ora hai il controllo. Avrai due potenti opzioni per proteggere il tuo documento:
Limita formattazione : questa funzione consente di bloccare stili specifici, assicurando, ad esempio, che nessuno possa modificare i titoli formattati con cura.
Applica protezione : è qui che avviene la vera magia! Puoi rafforzare la sicurezza:
Rendere il documento di sola lettura, in modo che non vengano apportate modifiche indesiderate.
Attivando la funzionalità Traccia modifiche, potrai rivedere e approvare ogni modifica.
Consentire commenti senza alterare il contenuto originale.
Abilita la compilazione dei moduli mantenendo il resto del documento intoccabile.
Fase 3: Scegli il livello di protezione più adatto alle tue esigenze.
Suggerimento : WPS Office ti chiederà di impostare una password per bloccare queste impostazioni, assicurandoti che solo tu controlli come viene utilizzato il tuo documento.
Con la modifica limitata attivata, puoi condividere con sicurezza il tuo documento, sapendo che il tuo contenuto è sicuro quanto vuoi. Nessuna modifica indesiderata, nessuna sorpresa, solo tranquillità!
Criptare il file
WPS Office porta la sicurezza dei documenti a un livello superiore con la sua funzione Encrypt File , assicurando che i tuoi dati sensibili rimangano protetti. Questa funzione integrata ti consente di crittografare i tuoi file direttamente all'interno della suite WPS Office, aggiungendo un ulteriore livello di sicurezza che impedisce l'accesso non autorizzato.
Passaggio 1: creare un nuovo documento su WPS Office e fare clic su "Menu" nell'angolo in alto a sinistra dell'interfaccia WPS.
Passaggio 2: Trova "Crittografia documenti" nell'elenco e vai a "Crittografia" dal menu a comparsa.
Fase 3: Apparirà la finestra di crittografia che ti consentirà di impostare una password sia per visualizzare il documento che per modificarlo. Puoi anche mantenere password diverse per ciascuna.
Passaggio 4: per opzioni di crittografia più avanzate, scorrere verso destra e fare clic sul pulsante "Avanzate" .
Passaggio 5: seleziona "OK" dopo aver scelto il tipo di crittografia che preferisci .
Passaggio 6: seleziona un'altra funzionalità di privacy per il tuo documento, ad esempio nascondere la tua identità.
Passaggio 7: fare clic su "OK" dopo aver confermato le opzioni di crittografia del documento .
Questa funzionalità offre tranquillità, soprattutto quando si gestiscono report riservati, contratti o qualsiasi materiale sensibile. WPS Office semplifica la protezione dei documenti e garantisce che il lavoro rimanga privato e sicuro.
Converti in PDF con restrizioni
I PDF sono spesso uno dei formati più sicuri per la condivisione di documenti, ma anche loro non sono completamente immuni allo sfruttamento. Tuttavia, impiegando misure di protezione specifiche, puoi migliorare significativamente la sicurezza e la protezione dei tuoi documenti PDF. In questo modo, rimangono protetti da accessi e modifiche non autorizzati. Implementando funzionalità come protezione tramite password, crittografia e restrizioni di autorizzazione, puoi garantire che le tue preziose informazioni siano ben protette e accessibili solo a coloro che ne hanno veramente bisogno.
Ricorda, sebbene nessun formato sia completamente infallibile, adottare queste misure può darti tranquillità quando condividi i tuoi contenuti sensibili.
Esporta come PDF
Con una semplice esportazione, il tuo documento diventa molto più sicuro. I PDF sono più difficili da modificare rispetto ad altri formati di documento, il che li rende ideali per condividere informazioni importanti.
Passaggio 1: iniziare aprendo il documento Word in WPS Office.
Passaggio 2: Successivamente, fai clic sul pulsante "Menu" situato nell'angolo in alto a sinistra di WPS Writer e seleziona l' opzione "Esporta in PDF" dal menu a discesa.
Fase 3: Apparirà una finestra di dialogo Esporta in PDF. Qui, puoi personalizzare opzioni come la posizione del file e l'intervallo di pagine prima di procedere.
Fase 4: Dopo aver apportato le modifiche desiderate, fare clic su "Esporta" per completare la conversione.
Richiedi la protezione tramite password
La funzionalità "Protect" di WPS PDF fa un ulteriore passo avanti consentendoti di impostare una password del proprietario sui tuoi PDF, che limita la stampa e la copia. Per abilitarla, seleziona l'opzione "Protect" in WPS Office e assicurati che le autorizzazioni per la stampa e la copia siano disabilitate. Ciò garantisce che anche se qualcuno può visualizzare il tuo PDF, non sarà in grado di duplicarlo o stamparlo senza la tua approvazione.
Passaggio 1: aprire il file PDF appena convertito utilizzando WPS PDF.
Passaggio 2: vai alla scheda "Proteggi" , quindi seleziona "Crittografa" tra le opzioni disponibili nella sezione Proteggi.
Passaggio 3: Nella finestra "Crittografa" avrai a disposizione due opzioni di password per proteggere il tuo documento:
Imposta una password di apertura: in questo modo garantisci che solo gli utenti autorizzati possano visualizzare il PDF, poiché chiunque provi ad aprirlo avrà bisogno della password.
Imposta una password per la modifica e l'estrazione: in questo modo limiti l'accesso ad azioni come la stampa, la copia o l'esecuzione di modifiche, offrendoti un maggiore controllo sulle modalità di condivisione dei contenuti.
Passaggio 4: Dopo aver configurato la password, fare clic su "Conferma" per bloccare le impostazioni di crittografia.
Nota: assicurarsi di conservare la password in un luogo sicuro, poiché non può essere recuperata a causa della politica di WPS Office di non memorizzare le password utente per una maggiore sicurezza.
Passaggio 5: Ora chiudi il PDF. Quando proverai ad aprirlo di nuovo, noterai che il documento è protetto da password.
Domande frequenti
1. I documenti Google "per chiunque abbia il link" sono sicuri se non condividi il link?
Google Docs con accesso "chiunque abbia il link" non è completamente sicuro. Il link ha una componente casuale di 44 caratteri, il che lo rende difficile da indovinare. Tuttavia, il rischio risiede nel condividerlo accidentalmente o nel salvarlo nella cronologia del browser, negli appunti o nelle estensioni. Per una maggiore sicurezza, limita l'accesso solo al tuo account Google.
2. Cosa devo fare immediatamente se i miei dati vengono resi pubblici su Google Docs?
Se i tuoi dati sono esposti su Google Docs, adotta immediatamente queste misure:
Regola permessi : rivedi le impostazioni di condivisione dei tuoi documenti ed elimina l'accesso per utenti non autorizzati. Conferma che i file riservati non siano accessibili apertamente.
Determinare la causa : indagare su come si è verificata l'esposizione per stabilire le misure di sicurezza necessarie.
Avvisare le persone interessate : avvisare chiunque abbia informazioni compromesse e valutare le misure di sicurezza per evitare problemi futuri.
3. Come condividere più documenti Google contemporaneamente?
Accedi al tuo Google Drive e fai clic tenendo premuto Ctrl o Maiusc sui documenti che desideri condividere. Quindi, premi il pulsante di condivisione, seleziona le tue impostazioni preferite e fai clic su "Fatto". La condivisione diretta con un account e-mail è più rapida dell'invio di link. In alternativa, puoi creare una cartella condivisa e configurarla in modo che solo le persone di cui aggiungi le e-mail possano accedervi.
