Ci sono state volte in cui ho iniziato un progetto con un cliente, assicurandogli che le nostre discussioni e il nostro lavoro sarebbero rimasti riservati. Tuttavia, mi sono spesso chiesto della sicurezza dei documenti stessi, specialmente durante il trasferimento. Con così tanti casi crescenti di violazioni della fiducia, è fondamentale considerare come proteggere le informazioni sensibili.
Se hai dei documenti che vuoi tenere segreti tra te e il tuo cliente e non vuoi che finiscano nelle mani sbagliate, sono qui per condividere alcune strategie efficaci. In questo articolo, ti guiderò attraverso le
best practice su come condividere i documenti in modo sicuro, assicurandoti che raggiungano solo il destinatario previsto.
Utilizzare WPS Office
Al primo posto della lista c'è un'applicazione gratuita per ufficio: WPS Office , che ti consente di condividere il tuo lavoro con altri in modo sicuro e controllato. Per qualcuno che condivide spesso il lavoro con i clienti tramite documenti, alcuni preferiscono l'accesso online mentre altri preferiscono ricevere file da rivedere offline in un secondo momento. Ho scelto WPS Office come soluzione di riferimento. WPS Office fornisce controlli che ti consentono di limitare chi può modificare, visualizzare o condividere i tuoi file, garantendo la sicurezza dei tuoi contenuti in modo che il tuo lavoro, le tue idee o le tue ricerche possano essere condivise con sicurezza.
Per quanto riguarda il modo controllato, mentre usavo WPS Office, avevo la flessibilità di impostare un accesso limitato quando condividevo i miei file e anche di assegnare password diverse per chi poteva visualizzare o modificare il contenuto del documento. Inoltre, non ci sono limitazioni per te: che tu voglia condividere un documento online o offline, WPS Office fornisce soluzioni che soddisfano entrambe le tue esigenze in modo sicuro e facile da usare.
So che stavi cercando un word processor che ti consenta di condividere i tuoi documenti in modo sicuro, quindi perché lasciarti sfuggire l'offerta migliore, soprattutto se è gratuita? Andiamo avanti e diamo un'occhiata ai controlli in WPS Office che ti consentono di inviare file in modo sicuro e privato.
Limita la modifica nel file
Limitare la modifica è un'ottima funzionalità per controllare il livello di accesso che desideri avere sui tuoi documenti quando vengono condivisi offline tramite WPS Office. Questi controlli possono variare a seconda delle tue esigenze. Ad esempio, se stai lavorando a un documento di ricerca e non vuoi che i tuoi colleghi apportino modifiche alle sezioni Titolo 3, puoi facilmente impostarlo tramite la funzionalità "Limita modifica" in WPS Office.
Vediamo come accedere allo strumento Limita modifica in WPS Office per condividere i tuoi documenti in modo sicuro:
Passaggio 1: aprire il documento che si desidera condividere tramite WPS Office.
Passaggio 2: in WPS Writer, vai semplicemente alla scheda "Revisione" e clicca sul pulsante "Limita modifica" che si trova nella barra multifunzione Revisione.
A questo punto, vedrai il riquadro Restrict Editing aperto sul lato destro dell'interfaccia di WPS Writer. Qui, avrai due opzioni principali tra cui scegliere:
Controllo di limitazione: questa opzione ti consente di impedire ad altri di apportare modifiche a stili specifici. Ad esempio, puoi impedire ad altri di modificare lo stile Titolo 3 nel tuo documento.
Imposta protezione: questa opzione offre modi aggiuntivi per proteggere il tuo documento da modifiche non necessarie. Puoi scegliere di:
Rendere il documento di sola lettura, impedendone qualsiasi modifica.
Abilita il monitoraggio delle modifiche in modo da poter accettare o rifiutare in seguito le modifiche apportate da altri.
Consentire ad altri di commentare il documento senza modificarne il contenuto effettivo.
Consenti ad altri di compilare i moduli senza alterarne il formato o il contenuto.
Passaggio 3: seleziona l'opzione più adatta alle tue esigenze di sicurezza del documento prima di condividerlo.
Nota: se scegli un'opzione di protezione, dovrai impostare una password per abilitare la protezione.
Dopo aver attivato la modalità di modifica limitata, puoi condividere in tutta sicurezza il tuo documento con altri, sapendo che i tuoi contenuti sono protetti.
Criptare il file
WPS Office ti consente anche di crittografare i tuoi documenti prima di condividerli con altri. Ciò limita l'accesso non autorizzato, poiché altri avranno bisogno di una password per visualizzare il tuo documento. Con opzioni di crittografia avanzate disponibili, WPS Office garantisce la sicurezza del tuo documento durante la condivisione con altri. Ecco come puoi crittografare facilmente i tuoi documenti utilizzando WPS Office:
Passaggio 1: aprire il documento in WPS Office e fare clic sul pulsante "Menu" nell'angolo in alto a sinistra dell'interfaccia di WPS Writer.
Passaggio 2: dall'elenco delle opzioni, seleziona "Crittografia documenti" , quindi fai clic su "Crittografia" dal menu a comparsa.
Fase 3: Ora si aprirà la finestra di crittografia. Qui puoi impostare una password per visualizzare il documento e una password separata per modificarlo, ottenendo così più controllo e flessibilità.
Passaggio 4: per opzioni di crittografia più avanzate, scorrere verso destra e fare clic sul pulsante "Avanzate" .
Passaggio 5: Scegli il tipo di crittografia che desideri per il tuo documento, quindi fai clic su "OK".
Passaggio 6: WPS Office offre anche alcune opzioni per la privacy, come ad esempio la possibilità di nascondere la propria identità.
Fase 7: Dopo aver confermato la crittografia del documento, fare clic su "OK".
Il tuo documento è stato ora crittografato con l'aiuto di WPS Office. Se hai impostato la crittografia avanzata, rende difficile per le entità non autorizzate decifrare i dati crittografati, aiutando a proteggere le informazioni sensibili durante la condivisione di documenti offline.
Condividi documenti online
Proprio come altri word processor online, anche WPS Office offre l'opzione di condividere i tuoi documenti online, ma con funzionalità aggiuntive come date di scadenza e la possibilità di disabilitare i download. Queste funzionalità ti danno più controllo sui tuoi documenti quando li condividi con altri. Ecco come puoi condividere i tuoi documenti online usando WPS Office:
Passaggio 1: apri il documento che desideri condividere, quindi clicca semplicemente sul pulsante "Condividi" nell'angolo in alto a destra.
Passaggio 2: WPS Office offre diverse opzioni di condivisione, ma per ora concentriamoci sull'opzione "Condividi come collegamento" , tramite la quale puoi condividere i tuoi documenti online.
Fase 3: Nel campo "Chiunque abbia il link" , controlla l'accesso ai tuoi documenti. Se vuoi consentire ad altri di modificare il documento, seleziona "Modifica" dal menu a discesa, oppure cambialo in "Visualizza" per limitarlo alla sola visualizzazione.
Passaggio 4: Puoi anche disattivare i download utilizzando l'apposito pulsante per impedire il download dei tuoi documenti.
Fase 5: Imposta un limite di tempo! Impostando una data di scadenza per il tuo link puoi controllare per quanto tempo il documento verrà condiviso, il che può essere utile in determinate situazioni.
Ciò che mi è piaciuto di più di WPS Office è che anche se imposto una data di scadenza, posso sempre scegliere di interrompere la condivisione del link. Questa opzione mi consente di interrompere l'accesso al mio documento quando voglio.
E la parte migliore è che, una volta interrotto il collegamento, questo diventa non valido. Quando vuoi condividere di nuovo il documento, viene generato un nuovo collegamento. Questo è davvero utile rispetto ad altri strumenti in cui il collegamento rimane lo stesso, il che significa che se in seguito autorizzi di nuovo l'accesso, non devi creare un nuovo documento solo per ottenere un nuovo collegamento: puoi generare all'istante un nuovo collegamento da condividere con un nuovo gruppo.
Utilizzare Google Documenti
Un'altra ottima opzione per condividere documenti online è Google Docs, uno strumento gratuito basato sul Web che ti consente di lavorare sui tuoi documenti da qualsiasi luogo. Con archiviazione cloud integrata, collaborazione senza interruzioni e co-editing in tempo reale, Google Docs rende incredibilmente facile condividere i tuoi file. Inoltre, offre varie funzionalità di controllo degli accessi per assicurarti di gestire chi può visualizzare o modificare i tuoi documenti.
Limitare l'accesso
Quando condividi i tuoi file online, controllare chi ha accesso è spesso una preoccupazione importante. In genere, quando condivido un collegamento al mio lavoro, c'è il rischio che quel collegamento venga inoltrato, lasciandomi senza controllo. Google Docs affronta questo problema consentendoti di concedere l'accesso solo a indirizzi e-mail specifici o a un elenco e-mail. In questo modo, solo le persone che hai scelto possono visualizzare il tuo documento, assicurando che altri non possano accedervi, anche se hanno il collegamento.
Ecco come puoi condividere un documento con persone specifiche utilizzando Google Docs:
Passaggio 1: in Google Docs, fare clic sul pulsante "Condividi" situato nell'angolo in alto a destra dello schermo.
Fase 2: Si aprirà la finestra di dialogo di condivisione. Inserisci l'indirizzo email della persona con cui vuoi condividere il documento nella casella di testo.
Fase 3: Ora puoi selezionare il livello di accesso che vuoi fornire a questa e-mail o lista e-mail. Fai clic sul menu a discesa e scegli tra Viewer, Editor o Commenter .
Passaggio 4: puoi anche aggiungere un messaggio per fornire istruzioni o dettagli sul documento.
Passaggio 5: Dopo aver impostato l'accesso, clicca sull'icona "Link" per copiare e condividere il link oppure clicca sul pulsante "Invia" per condividere direttamente il documento.
Impedisci stampa, modifica e copia-incolla (3 livelli di accesso)
La condivisione con Google Docs ti consente di impostare alcune limitazioni su come altri possono accedere ai tuoi file. Diamo un'occhiata a come puoi regolare questi livelli di accesso prima di condividere i tuoi documenti:
Passaggio 1: fare clic sul pulsante "Condividi" situato nell'angolo in alto a destra dello schermo per accedere alle opzioni di condivisione di Google Docs.
Passaggio 2: Nella sezione "Accesso generale" , fare clic sul menu a discesa per scegliere tra due opzioni:
Accesso limitato: in questo modo avrai il controllo completo del documento e la condivisione del collegamento con altri non garantirà loro alcun accesso.
Chiunque abbia il collegamento: con questa opzione puoi scegliere il livello di accesso che desideri fornire agli altri.
Passaggio 3: se selezioni "Chiunque abbia il collegamento", fai clic sul menu a discesa per scegliere il livello di accesso che desideri fornire:
Visualizzatore: gli altri possono solo visualizzare il contenuto del documento.
Editor: concede a chiunque disponga del collegamento la piena autorità di apportare modifiche al documento.
Commentatore: consente ad altri di lasciare commenti sul tuo documento, il che è utile quando si desidera ricevere feedback, ad esempio, su un documento di ricerca.
Fase 4: Dopo aver impostato il livello di accesso, fare clic sull'icona "Impostazioni" per imporre ulteriori controlli.
Passaggio 5: nelle impostazioni di Google Docs, hai due opzioni aggiuntive tra cui scegliere:
Opzione 1: questa opzione consente ad altri con accesso "Editor" di gestire le autorizzazioni di condivisione.
Opzione 2: Questa opzione consente a coloro che dispongono dell'accesso "Visualizzatore" o "Commentatore" di scaricare, stampare o copiare il documento.
Passaggio 6: una volta scelto il livello di accesso, clicca semplicemente su "Copia collegamento" per condividere il collegamento con altri oppure clicca su "Fine" per chiudere la finestra di dialogo di condivisione.
Aggiungi una data di scadenza
Durante la condivisione di file con e-mail specifiche, puoi anche impostare una data di scadenza per limitare il periodo di tempo in cui è possibile accedere al tuo Google Doc. Questa funzionalità può essere molto utile, ma al momento Google Docs la fornisce solo per account aziendali o scolastici idonei. Quindi, se hai un account aziendale o scolastico, puoi impostare una data di scadenza seguendo questi passaggi:
Passaggio 1: nella finestra di dialogo di condivisione, inserisci l'indirizzo e-mail della persona con cui desideri condividere il documento.
Passaggio 2: Ora fai semplicemente clic sul menu a discesa e seleziona l' opzione "Aggiungi scadenza" .
Fase 3: Vedrai una data e un'ora visualizzate sotto il campo e-mail. Modifica la data e l'ora in base all'intervallo di tempo per il quale vuoi concedere l'accesso.
Passaggio 4: Ora fai semplicemente clic su "Invia" per condividere il documento via e-mail oppure fai clic su "Copia collegamento" per condividere il file tramite un collegamento.
Google Docs è stato il mio word processor preferito per condividere file con altri. Tuttavia, sebbene offra la comodità di accedere ai miei documenti ovunque, presenta alcune limitazioni, come la mancanza di crittografia e alcune funzionalità, come le date di scadenza, sono limitate a specifici tipi di account.
Utilizzare il software DRM per migliorare la sicurezza
Google Docs ha problemi di sicurezza perché non fornisce una soluzione completa per la condivisione di documenti; possono essere facilmente inoltrati a destinatari indesiderati. Un modo più sicuro per condividere i tuoi documenti è usare un software DRM come Locklizard Safeguard. Safeguard è una soluzione di gestione dei diritti digitali (DRM) che utilizza crittografia, controlli dei documenti e
un'applicazione di visualizzazione sicura per impedire tutte le forme di condivisione non autorizzata. Il motivo per cui trovo utile il software Locklizard Safeguard sono le sue funzionalità di sicurezza avanzate che consentono una condivisione dei documenti più sicura.
Usa Locklizard Safeguard per proteggere
Il primo metodo di Locklizard Safeguard per fornire l'accesso ad altri prevede l'archiviazione e il caricamento di un file all'interno del sistema Locklizard Safeguard. Una volta archiviato il documento, può essere condiviso con altri. Ecco come funziona:
Il file PDF protetto viene memorizzato sul disco e nel sistema di amministrazione viene creato un record corrispondente.
Per ogni persona che necessita di accedere al tuo PDF protetto, dovrai creare un account utente.
Un collegamento al Viewer, insieme al file di licenza, verrà automaticamente inviato via email all'utente.
Dopo aver installato Viewer e attivato il file di licenza (semplicemente cliccandoci sopra), questo rimane bloccato su quel dispositivo specifico e non può essere attivato altrove a meno che non si conceda l'autorizzazione.
Hai il controllo completo sui documenti protetti a cui ogni utente può accedere tramite il sistema di amministrazione.
Potrai quindi condividere i tuoi documenti protetti da DRM tramite Google Docs.
Passaggio 1: apri il documento in Google Docs e clicca sul menu File nell'angolo in alto a sinistra.
Passaggio 2: Quindi, fare clic sull'opzione "Scarica" e selezionare "Documento PDF (.pdf)" per scaricare il documento Google in formato PDF.
Passaggio 3: individua il PDF scaricato, fai clic destro su di esso e seleziona "Rendi PDF sicuro" tra le opzioni.
Passaggio 4: Successivamente, seleziona i controlli DRM che desideri applicare utilizzando Safeguard Writer.
Nota: se desideri una protezione extra, puoi aggiungere una filigrana dinamica che mostri il nome dell'utente. In questo modo scoraggerai le persone dal scattare foto dello schermo con un altro dispositivo.
Fase 5: Fai clic su "Pubblica" per salvare il PDF protetto sul tuo computer. Ciò crittograferà il file e creerà automaticamente un record nel sistema di amministrazione.
Fase 6: Crea un account utente per ogni persona a cui vuoi che venga visualizzato il PDF protetto. Vai semplicemente alla scheda "Clienti" nel sistema di amministrazione e clicca su "Aggiungi".
Fase 7: Concedi l'accesso al tuo cliente selezionando il documento nel sistema di amministrazione e assegnandogli le autorizzazioni che desideri.
Passaggio 8: per condividere il PDF, caricalo su Google Drive e fai clic sull'icona di condivisione.
Visualizza i documenti protetti da Locklizard nel browser
La versione desktop di Locklizard Safeguard è sicura ma richiede un processo lungo e il suo scopo è proteggere documenti altamente sensibili. Tuttavia, se vuoi condividere i tuoi documenti con meno sicurezza ma con un controllo migliore rispetto a Google Docs, Locklizard offre anche una soluzione basata sul Web. Ecco come funziona:
Passaggio 1: per attivare il visualizzatore web Locklizard Safeguard dopo aver protetto il documento, seleziona semplicemente "Proteggi su WEB..." dalla finestra "Stato di protezione" .
Passaggio 2: in alternativa, avvia l'applicazione Web Publisher, seleziona i documenti che desideri caricare sul visualizzatore Web basato su cloud, quindi fai clic su "Pubblica tutto".
Passaggio 3: per concedere a un cliente l'accesso come visualizzatore web, seleziona le frecce "Ulteriori dettagli" accanto al suo nome nella scheda Clienti del portale di amministrazione.
Passaggio 4: quindi, seleziona "Abilitato" in "Visualizzatore Web" e invia loro le informazioni di accesso.
Converti in PDF con restrizioni
Un altro modo per condividere documenti in modo sicuro con altri è convertirli in PDF. I PDF sono generalmente considerati più sicuri dei documenti Word, con una caratteristica fondamentale che è la protezione tramite password, che aiuta a prevenire l'accesso non autorizzato.
La mia scelta preferita per questo compito è WPS Office, poiché semplifica la conversione di documenti Word in PDF. Inoltre, fornisce un potente editor PDF, che ti dà un maggiore controllo sui tuoi file. Diamo un'occhiata più da vicino alle capacità PDF di WPS Office e a come può aiutarti a condividere documenti in modo sicuro con altri.
Esporta come PDF
Puoi esportare il tuo file in formato PDF, un modo fantastico per condividere i tuoi documenti, poiché riduce significativamente le possibilità di modifiche non autorizzate. Tuttavia, la sicurezza può a volte essere ancora un problema. WPS Office offre tranquillità offrendo funzionalità di sicurezza complete che vanno oltre la semplice condivisione. Ecco come puoi esportare facilmente il tuo documento in formato PDF:
Passaggio 1: Per prima cosa, apriamo il documento Word utilizzando WPS Office.
Passaggio 2: Ora fai clic sul pulsante "Menu" , che trovi nell'angolo in alto a sinistra dell'interfaccia di WPS Writer, e seleziona l' opzione "Esporta in PDF" dal menu.
Passaggio 3: si aprirà la finestra di dialogo "Esporta in PDF" , in cui sarà possibile modificare impostazioni quali il percorso del file e l'intervallo di pagine prima di procedere.
Passaggio 4: Dopo aver configurato le impostazioni necessarie, fare clic su "Esporta" per completare il processo di conversione.
Una volta convertito il documento in PDF, puoi condividerlo con una sicurezza migliorata. Tuttavia, se vuoi migliorare ulteriormente la sicurezza del tuo documento, ti consiglio di usare WPS PDF, che ti consente di crittografare il tuo PDF e impostare una password per limitare l'accesso, offrendo una protezione ancora migliore per il tuo documento.
Richiedi la protezione tramite password
Puoi usare la funzione di protezione tramite password all'interno di WPS PDF, per mettere essenzialmente un lucchetto al tuo PDF, assicurandoti che solo le persone autorizzate possano accedervi. Questo potente strumento ti consente di impostare diversi livelli di sicurezza. Puoi creare una password per visualizzare il documento e una separata per modificarlo.
Passaggio 1: aprire il documento PDF appena convertito utilizzando WPS PDF.
Passaggio 2: in WPS PDF, vai alla scheda "Proteggi" , quindi seleziona "Crittografa" dalla barra multifunzione Proteggi.
Passaggio 3: Nella finestra Crittografa troverai due opzioni per impostare una password:
Imposta la password di apertura: protegge il tuo documento PDF da accessi non autorizzati. Chiunque condivida il PDF avrà bisogno della password per visualizzarne il contenuto.
Imposta una password per la modifica e l'estrazione: questo limita l'accesso a funzioni come la stampa o la copia. Impostando una password, puoi impedire che il tuo contenuto venga ulteriormente distribuito.
Passaggio 4: Dopo aver impostato la password, fare clic sul pulsante "Conferma" per applicare la crittografia.
Nota: assicurati di conservare la password in un posto sicuro e di farne delle copie, perché una volta impostata non sarà più possibile recuperarla poiché WPS Office non memorizza le password per una maggiore sicurezza.
Passaggio 5: Ora chiudi e prova ad aprire nuovamente il PDF: vedrai che è richiesta una password per accedere al documento.
Con questo metodo, puoi anche limitare funzionalità specifiche, come impedire a chiunque di stampare o copiare il contenuto. Questo ti dà il pieno controllo su come il tuo documento viene condiviso e utilizzato, offrendoti la massima tranquillità.
Usa filigrane
Aggiungere una filigrana al tuo PDF per sicurezza in WPS Office porta la protezione dei documenti a un livello completamente nuovo. Mentre la protezione tramite password assicura che nessuno possa copiare o stampare il tuo PDF, aggiungere una filigrana aggiunge un ulteriore livello di difesa. Le filigrane fungono da deterrente visibile, scoraggiando chiunque dall'acquisire screenshot o foto del tuo contenuto.
Passaggio 1: apri il PDF in WPS PDF e vai alla scheda "Modifica" .
Passaggio 2: Ora, fai semplicemente clic sul pulsante "Filigrana" nella barra multifunzione Modifica per visualizzare le opzioni di filigrana disponibili.
Passaggio 3: scegli tra le opzioni di filigrana preimpostate disponibili per aggiungere direttamente una filigrana al tuo PDF.
Fase 4: WPS PDF fornisce anche l'opzione di aggiungere una filigrana personalizzata. Basta cliccare su "Aggiungi" per creare una filigrana personalizzata per il tuo PDF.
Passaggio 5: nella finestra Inserisci filigrana, crea la tua filigrana personalizzata impostandone lo stile del carattere, il colore, l'opacità e altre impostazioni.
Fase 6: Dopo aver creato la filigrana, fare clic su "OK" per inserirla effettivamente nel PDF.
Con una filigrana puoi rivendicare la proprietà e mantenere il controllo sul tuo documento, anche nei casi in cui qualcuno potrebbe tentare di aggirare altre misure di sicurezza. Questo passaggio extra assicura che il tuo contenuto rimanga sicuro e inequivocabilmente tuo.
Domande frequenti
1. I documenti Google sono privati?
Google Docs può rimanere privato per gli altri utenti, a patto che non lo si condivida e che si utilizzi una forte sicurezza dell'account. Tuttavia, poiché non ha una crittografia end-to-end, Google conserva la possibilità di accedere ai tuoi documenti e può divulgarli alle forze dell'ordine se richiesto. Inoltre, Google raccoglie dati per migliorare e analizzare il servizio, il che potrebbe influire sulla tua privacy.
2. Posso usare le VPN per proteggere i miei dati?
Sì, usare le VPN è un modo efficace per proteggere i tuoi dati. Con l'aumento del lavoro da remoto, è fondamentale proteggere le informazioni sensibili da reti pubbliche non sicure. Richiedendo ai dipendenti di accedere ai file aziendali tramite una VPN, puoi salvaguardare i dati da potenziali minacce. Questo approccio fornisce un ulteriore livello di crittografia, migliorando la privacy e garantendo un ambiente di lavoro sicuro.
3. Come faccio a convertire i documenti in PDF?
Puoi convertire facilmente i tuoi documenti in documenti PDF utilizzando la funzionalità Esporta in PDF di WPS Office. Segui semplicemente questi passaggi:
Passaggio 1: aprire il documento Word utilizzando WPS Office.
Passaggio 2: fare clic sul pulsante "Menu" nell'angolo in alto a sinistra dell'interfaccia di WPS Writer, quindi selezionare l' opzione "Esporta in PDF" dal menu.
Passaggio 3: Si aprirà la finestra di dialogo "Esporta in PDF" , che consentirà di regolare impostazioni come il percorso del file e l'intervallo di pagine.
Passaggio 4: Dopo aver configurato le impostazioni necessarie, fare clic su "Esporta" per completare il processo di conversione.
